Under de senare år har det kommit mycket forskning kring byggbranschen och vad det är som gör att ett byggprojekt fungerar eller inte fungerar.
I byggprojekt är det ofta många aktörer inblandade; byggherren, arkitekt, entreprenör, underentreprenörer, platschef, arbetsledare osv. För att bygget skall fungera effektivt krävs gemensamma mål och gemensamma spelregler.
Alltför ofta präglas projektet istället av motstridiga mål och dålig kommunikation mellan individer och olika grupper, vilket gör att man inte samarbetar på ett effektivt sätt. Effekten av detta blir att projektet/bygget kostar mer än budgeterat, tar längre tid än beräknad tidplan och att det ofta blir jobbiga konflikter/förhandlingar som innebär en dålig arbetsmiljö för de som arbetar i projektet. De berömda ÄTA förhandlingarna är ofta något som de berörda fasar för.
Partnering/samverkansledare - varför då?
Att ta in en utomstående partneringledare som håller ihop projektet utifrån de mjukare värden som grupputveckling, kommunikation, konflikthantering och feedback kan ofta ge stora ekonomiska vinster genom att man då lättare också håller budget och tidplan. Men det ger också mjuka vinster genom att medarbetarna trivs bättre och det blir lättare att både rekrytera och behålla personal när företaget har gott rykte. Att slippa läcka energi på fel saker ökar produktivitet och effektivitet hos alla medarbetare.
Det är byggherren som beslutar om man skall arbeta med partnering (samverkansprojekt). Det är viktigt att redan från början välja/upphandla partners som vill arbeta i samverkan, då det kräver engagemang från alla inblandade.
Förstudie
Vanligtvis gör vi en mindre förstudie inledningsvis för att hitta vad som är framgångsfaktorer och vad som är riskfaktorer för det specifika byggprojektet och för att den inledande workshopen skall bli så effektiv som möjligt.
2 - dagars workshop
Projektet startar med en 2 - dagars workshop för nyckelpersonerna i projektet för att sätta gemensamma mål, lära känna varandra, förstå projektet och identifiera risker samt besluta om organisation och konflikthanteringsmodell. Utifrån de de övergripande målen upprättar vi också aktivitetsmål som leder till de övergripande målen. Dessa aktivitetsmål följs upp under hela projektet livs längd.
Workshops på 1/2 dag under projektets livstid, ca var 10:e vecka
Under projektets löptid träffas nyckelpersonerna för att hantera frågor som hur ligger vi till med målen, vilka konflikter behöver vi ta tag i, vilka risker har vi i projektet, tidplan och annat som man beslutat om i projektets uppstart. Inför varje workshop fyller deltagarna i en enkel webbenkät med frågor om hur deltagarna bedömer att projektet ligger till när det gäller uppsatta mål, samarbetet m.m. Vi uppdaterar aktivitetslistan, som omfattar alla delar i projektet, och säkerställer att det som är beslutat också genomförs.
Viktigt är att behålla fokus under hela resan. Det är lätt att vara entusiastisk i inledningen för att sedan falla tillbaka till sitt vanliga beteenden. Nyckeln är också att ta tag i problem och konflikter i ett tidigt stadium och lösa dem, istället för att låta problemen växa och i vissa fall bli olösliga med dyra förseningar eller kostnadsöverdrag som följd.
What get measured, get done - webbenkät
Det som mäts och följs upp är oftast det som också blir gjort. Att löpande arbeta med enkla webbenkäter, för att säkerställa att projektet löper enligt plan och att alla berörda har samma målbild och bild av nuläget, är viktigt för att säkra kvalité, tidplan och budget. Det är också ett bra sätt att påminna om mål, spelregler och andra viktiga parametrar som man kommit överens om i inledningen. En orsak till att saker går snett, är att man inser försent att det finns problem och därmed kommer åtgärderna också försent.
Avslutande workshop
Som avslutning har vi en gemensam workshop där vi tillsammans utvärderar projektet. Vad har vi gjort, vad gick bra, vad kunde gått bättre? Hur klarade vi målen? Vad tar vi med oss till nästa projekt? Samverkansledaren dokumenterar och skriver en rapport som deltagarna får ta del av.